Freundliche Ordnung

Organisationsberatung zu Ordnung ohne Stress im Büro - 3 Tage - 2020

Wir sind als Verrechnungstelle für katholische Kirchengemeinden in Offenburg Dienstleister für katholische Kirchengemeinden und ihre angeschlossenen Einrichtungen wie Kindertagesstätten etc.. Die Aufgaben sind vielfältig; wir unterstützen die Kirchengemeinden in zwei Dekanaten in ihren organisatorischen, personellen und buchhalterischen (und rechtlichen) Belangen, sowie im Gebäudeunterhalt.

Als Frau Beckendorff zu uns kam, hat sie hohe Erwartungen in uns geschürt: wir wurden nicht enttäuscht! Die ganze Mannschaft wurde in den Prozess eingebunden, die Schreibtische und Büros leichter und übersichtlicher zu gestalten. Wie viel dann zusammenkam, hat mich selber überrascht. Selbst an dieser Stelle haben wir also Geld gespart. Der weitaus größere Effekt war, dass wir nun leichteren Überblick über die zu bearbeitenden Akten und Prozesse haben. Wir sparen viel Zeit beim Suchen. Das befreit!

Jeder wurde individuell, einfühlsam und kompetent in seinem bzw. ihrem Arbeitsumfeld gecoacht. Individuelle Lösungen wurden erarbeitet. Es wurde also mehr Struktur und Ordnung im gesamten Team in Plenums- und Einzelarbeit erarbeitet.

Im Zuge der Organisationsberatung baten wir Frau Beckendorff, notwendige Verbesserungsprozesse in zwei Teams zu moderieren. Durch die gekonnte und einfühlsame Moderation hat uns das Ergebnis in beiden Fällen positiv überrascht. Teamspirit wurde vertieft und Akzeptanz für praktische Lösungen entstand.

Was gefiel uns am Stil von Frau Beckendorff?

Sie hat gekonnt alle Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden, motiviert und jedem den nötigen persönlichen Freiraum gelassen. Die konstruktive Art, mit den besonderen Belangen in unserem Team umzugehen, hat uns besonders gefreut. Wir haben hier individuelle Lösungen in Absprache und Augenhöhe mit der Leitung erarbeitet und ein individuelles Konzept geschaffen. Vier Wochen nach Beginn der Maßnahme erinnern wir uns immer wieder schmunzelnd an ihre Worte. Besonders dankbar bin ich für die praktischen Tipps, wie ich wesentlich leichter Überblick über meine diversen Projekte, die sich naturgemäß auf dem Schreibtisch gestapelt hatten, bekomme.

Die drei Tage haben sich gelohnt! Wir danken Frau Beckendorff und wünschen Ihr weiterhin viel Erfolg!

Markus Doll, Verrechnungsstelle für katholische Kirchengemeinden, Offenburg

Organisationsberatung zu Ordnung ohne Stress im Büro - 3 Tage

Als katholische Verrechnungsstelle Achern sind wir ein Dienstleistungszentrum für katholische Kirchengemeinden. Dazu gehören 6 Kirchengemeinden mit 27 Kindergärten. Wir beraten und unterstützen die Kirchengemeinden und kirchliche Einrichtungen in personellen, finanziellen, organisatorischen, rechtlichen und baulichen Angelegenheiten. Als Team sind wir Ansprechpartner für die Haupt- und nebenberuflichen Mitarbeitenden in den jeweiligen kirchlichen Einrichtungen.

Regelmäßige Termine und so manches Troubleshooting wechseln sich ab, so dass eine effiziente Arbeitsweise für uns ungemein wichtig ist.

Unsere Anforderung an die Organisationsberatung: ansprechenderes Büro mit ruhigerer Optik und Effizienzgewinn.

Um es vorweg zu nehmen: die Tage waren ausgesprochen positiv! Es war eine sehr lockere Atmosphäre und jeder konnte schon am ersten Tag etwas für sich mitnehmen. Besonders positiv überrascht waren wir, wieviel Material zusammenkam, was die Mitarbeitenden für sich selbst als am Arbeitsplatz als überflüssig beschreiben. Dank der Tipps und Hilfen von Frau Beckendorff kam weit mehr zusammen als je erwartet. „Befreit“, „Erlösung“, „eine Freude und Motivationsschub, nun auf den Schreibtisch am Morgen zuzugehen“ waren nur wenige der Statements aus unseren Reihen nach der Aufräum-Aktion. Ich selbst konnte etwa 50% meines Aktenbestandes aussortieren. Aber dabei blieb es nicht: Frau Beckendorff gab an jedem Arbeitsplatz individuelle Tipps, wie effizientere Ordnung entstehen könnte und wie Prozesse optimiert werden können. Mit Fug und Recht kann ich jetzt – 8 Wochen nach Beginn der Maßnahme - sagen, dass die Aktion ein Befreiungsschlag war und wir durch die 3-tägige Organisationsentwicklung im Durchschnitt 5 – 10 % mehr Zeit gewonnen haben. Suchzeiten wurden reduziert, Frustzeiten eliminiert. Für die meisten im Team sind das 4 Stunden pro Woche!

Es war kurzweilig, hilfreich, gut moderiert und hat uns allen Spaß gemacht. Die Organisationsentwicklung war mir eine große Unterstützung in der Führung, denn so manchen Tipp und Vorschlag nehmen die Mitarbeiter naturgemäß von einem Externen leichter an. Daneben ist man selbst nach jahrelanger Tätigkeit an manchen Stellen „betriebsblind“ und Frau Beckendorff nahm wahr, was wir demzufolge nicht mehr wahrnehmen konnten. Das individuelle Eingehen von Frau Beckendorff auf die jeweilige Persönlichkeit und die ganz unterschiedlichen Arbeitsplätze kann ich als großen Erfolg werten.

Vielen Dank an das Engagement und die Kompetenz von Frau Beckendorff, die uns in der Folge das Arbeiten leichter, schöner und schneller macht!

Michael Deichelbohrer, Leiter der Verrechnungstelle Achern

Organisationsberatung zu "Ordnung ohne Stress im Büro"

Wir sind eine Dienststelle der Erzdiözese Freiburg mit knapp 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die die Kirchengemeinden in vielfältigen Dingen beraten und unterstützen. Hierzu gehören Kindergarten-Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen, Baubeauftragte bzw. Gebäudefachleute, Buchhalter und Buchhalterinnen, Verwaltungsbeauftragte, Sachbearbeiter Liegenschaften und Sachbearbeiter Personal. Die Fülle der Aufgaben und deren Komplexität erfordert eine gute Organisation und klare Absprachen. Um auf diesem Gebiet noch mehr aus uns als Team herauszulocken, haben wir Karin Beckendorff gebeten, mit uns eine zweitägige Organisationsberatung durchzuführen.

Beeindruckt hat uns die kurze und motivierende Einführung, den eigenen Schreibtisch auf Schwachstellen in der physischen Organisation zu überprüfen und zu optimieren. Neben dem Schreibtisch fiel das Augenmerk aber auch auf die Schränke und Regale mit den Aktenordnern, die es galt auszudünnen, übersichtlich zu beschriften und zu organisieren, bzw. zu strukturieren. Sogleich ging es nach der Einführung an den eigenen Arbeitsplatz. Wir haben deutlich gemerkt, worauf es eigentlich ankommt, um konzentriert und effektiv arbeiten zu können.

Besonders hilfreich war, dass Frau Beckendorff an jedem Schreibtisch individuell zur Person und zum Arbeitsplatz gecoacht hat. Ihr individuelles Vorgehen zu Arbeits- und Organisationstechniken war für so manchen eine große Hilfe. Und sehr effektiv!

Das Bonbon: auch für private Aufräumaktionen war jetzt die Motivation und das methodische Wissen da, sodass wir auch zuhause den Unterschied spüren!
Beim Abschluss konnte jede und jeder aus unserem Team benennen, welche Tipps ihm oder ihr im beruflichen Alltag weitergeholfen haben. Und manche trugen großen Nutzen davon! So mancher Schreibtisch sah danach auch optisch übersichtlicher aus. Es ist eine Freunde, nun immer wieder an einen fast leeren Schreibtisch zu kommen, der zu konzentriertem und strukturiertem Arbeiten einlädt! Die Arbeitsfülle ist geblieben und doch erleichtern manche Kniffe der Arbeits- und Organisationstechnik das Abarbeiten und es geht jetzt leichter von der Hand. Nun gilt es, möglichst jeden Tag alte Strukturen und Gewohnheiten zu vermeiden und die neuen weiter einzusetzen. Ich bin froh, diese Fortbildung mit meinem Team gemacht zu haben. Wir danken Frau Beckendorff für ihre Impulse, die uns die Arbeit erleichtern.

Martin Müller, Leiter der Verrechnungstelle für kath. Kirchengemeinden Bühl

Seminare + Vorträge
Ordnung ohne Stress: Einmal für immer aufgeräumt

Seit Jahren sammelt sich so manches bei uns an. Wir haben vier - inzwischen erwachsene - Kinder und auch die nutzen unseren Platz weidlich. Jetzt haben wir doch tatsächlich 3 Anhänger-Ladungen voll von nicht mehr Benötigtem zur Wertstoff-Deponie gebracht! Ohne Sie und Ihre Anregungen aus dem Vortrag wäre das nie passiert. Der Abend hat mich sehr motiviert. Jetzt haben wir mit einem Mal so viel Platz! Ich habe nämlich angeregt, dass die Kinder ihrem Vater zum Geburtstag einen gemeinsamen Aufräumtag des Speichers schenken. Und nun haben wir einen Tanzboden! Ein schöner Familientag war es obendrein.
Cornelia Ebner, Ettenheim